個人情報取扱いマニュアル
１．「個人情報」の定義
「個人情報」とは、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により特定の個人を識別できるものをいう。
●個人情報に該当する事例
氏名
生年月日、連絡先、組合における番号又は所属と氏名を組合わせた情報
特定の個人を特定できるメールアドレス情報
雇用管理情報
電話帳、職員録等で公にされている情報
●個人情報に該当しない事例
企業の財務情報、法人等の団体そのものに関する情報
記号や数字等の文字列のみで個人を特定できないメールアドレス情報
特定の個人を特定できない統計情報
２．「個人情報」の利用目的
個人情報の利用目的は以下の通りとし、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱ってはならない。
① 技能実習生等の受入業務（関連・付随する業務を含む。）
② 技能実習生等の監理業務（関連・付随する業務を含む。）
③ その他の組合事業に関する業務
④ 業務に関する情報提供及び運営管理
３．「個人情報」の取扱い
（１）個人情報の送付・送信・交付
①ファックス送信
個人情報の記載のあるファックス送信は、以下の点を厳守する。
ア．相手先ファックス番号を復唱して確認する。
イ. 送信する場合は、入力した相手先ファックス番号を複数回、確認する。
ウ．相手先の受信を確認する。
②インターネット環境を利用した送信
インターネット環境を利用した個人情報の送信は、以下のとおりセキュリティ確保への対策を講じることとする。
ウィルスソフトが適正に作動しているツールを使用すること
フリー回線など、セキュリティ対策がない回線を使用しない
（３）外部記録媒体の送付と送付記録の整備
組合から外部（業務委託先、金融機関等）に個人情報を記録した磁気テープ、ＦＤ・ＭＯ等の外部記録媒体を送付する場合は、パスワードを設定する等、所定の取扱者以外の者が容易に閲覧できないような方策を講じるものとする。
４．「個人情報」の適正管理
（１）「個人情報」の管理
個人情報については、必ず施錠保管管理をすることとし、ＰＣ利用における個人データについては、ＩＤ・パスワードによるアクセス制御、暗号化等適切な方法でセキュリティを確保するものとする。
（２）情報媒体の持出し時の注意
情報媒体を外部に持出す場合には、その取扱者は、紛失・盗難等にあわないように細心の注意を払い管理するものとする。又、持出中は常に携行し、自動車内等に放置したままにしてはならない。
５．個人情報の保管・保存
（１）現在使用中の個人情報の保管場所及び保管方法
① 個人情報が記載されている帳票は保管場所・保管方法を定めて日常管理を行う。
② 施錠できない机の中や、机の上等に放置しないよう徹底する。
③ 使用後は、速やかに元の保管場所に収納する。
④ 個人情報が記載されている帳票をメモ用紙等に使用しない
（２）保存方法
使用後保存の必要な個人情報は、「帳票名」「保存期間」「廃棄年月」等を明記した文書保存箱に収納し、保存期間終了まで所定の施錠可能な場所に保存する。
（３）個人情報の保存期間
①保存期間は、保存文書一覧表に定める期間とする。
②個人情報の利用目的に応じ保存期間を定め保存するとともに、保存期間経過後は速やかに当該情報を廃棄又は消去することとする。尚、法令等により保存期間が定められている場合には、その期間を保存期間とする。
協同組合 東京共同事務センター
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